นอกจากกฎหมายแรงงานจะกำหนดให้นายจ้างจัดทำข้อบังคับการทำงานแล้ว ยังมีข้อกำหนดให้นายจ้างจัดทำทะเบียนลูกจ้างและจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง โดยมีหลักเกณฑ์ดังนี้
ทะเบียนลูกจ้าง
นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปจัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย และเก็บไว้ ณ สถานประกอบการหรือสำนักงานของนายจ้าง พร้อมที่จะให้พนักงานแรงงานตรวจได้ในเวลาทำการ และนายจ้างต้องจัดทำภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน โดยในทะเบียนลูกจ้างอย่างน้อยจะต้องมีรายการดังต่อไปนี้
- ชื่อและนามสกุล
- เพศ
- สัญชาติ
- วันเดือนปีเกิด หรืออายุ
- ที่อยู่ปัจจุบัน
- วันที่เริ่มจ้างงาน
- ตำแหน่งหรืองานในหน้าที่
- อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทนอย่างอื่นที่นายจ้างตกลงจ่ายให้แก่ลูกจ้าง
- วันสิ้นสุดของการจ้าง
และหากมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้าง นายจ้างต้องแก้ไขเพิ่มเติมภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างได้แจ้งการเปลี่ยนแปลงให้นายจ้างทราบ
เอกสารเกี่ยวกับการค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด
นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด ซึ่งอย่างน้อยต้องมีรายการดังต่อไปนี้
- วันและเวลาทำงาน
- ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้างซึ่งได้รับค่าจ้างตามผลงานโดยคำนวณเป็นหน่วย
- อัตราและจำนวนค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดที่ลูกจ้างแต่ละคนได้รับ
และเมื่อมีการจ่ายดังรายการข้างต้นไม่ว่ารายการใดต้องจัดให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อในเอกสารไว้เพื่อเป็นหลักฐานโดยรายการในเอกสารจะอยู่ในฉบับเดียวกันหรือแยกหลายฉบับก็ได้ ในกรณีที่นายจ้างจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดผ่านบัญชีธนาคารให้ถือว่าหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากของลูกจ้างเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินดังกล่าว
อายุการจัดเก็บเอกสาร: กฎหมายกำหนดให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเก็บเอกสารการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดไว้อย่างน้อย 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย และในกรณีที่มีการยื่นคำร้องหรือมีข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายหรือมีการฟ้องร้องคดีแรงงาน ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้จนกว่าจะมีคำสั่งพิพากษาถึงที่สุดเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว
The post การจัดทำเอกสารด้าน HR ตามที่กฎหมายกำหนด appeared first on EZY-HR.